Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP podle národního standardu pro elektronické systémy spisové služby Prvek se vyplňuje jen v případě entit v digitální podobě. Nepovinný je v případě, že jsou předávána pouze metadata entit. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Dokumenty je do dílu možné vkládat jen pokud byly uzavřené před začátkem planosti nové vyhlášky z roku 2023. Jinak je možné vkládat jen spisy. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro popis evidenčních údajů dále uvedených entit, tedy věcné skupiny, spisu, součásti a dokumentu. Sada elementů pro popis evidenčních údajů dílu. Charakteristika komponenty, která upřesňuje, jakou formální část dokumentu tvoří (např. průvodní dopis nebo jiný hlavní dokument, příloha s příslušným označením, elektronický podpis). Jde o vysvětlení k pořadovému číslu komponenty. Evidenční znak spisu (identifikace spisu například v podobě spisové značky nebo jiných evidenčních znaků) nebo dokumentu (číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů) v rámci evidence dokumentů. Charakteristika komponenty, která upřesňuje popis verze komponenty v rámci vývoje od prvotního konceptu po originál ve výstupním datovém formátu. Jde o vysvětlení k číselné verzi komponenty. Forma uchování je definována výčtem – "koncept" představuje verzi komponenty od prvotního konceptu/návrhu např. ke schválenému konceptu, "originál" představuje původní verzi komponenty doručeného dokumentu nebo verzi komponenty vlastního dokumentu, která je použita k odeslání nebo k jinému použití v rámci účelu stanoveného původcem (tato verze není ve výstupním datovém formátu), "originál ve výstupním datovém formátu" představuje verzi komponenty doručeného dokumentu nebo verzi komponenty vlastního dokumentu, která je v obou případech ve výstupním datovém formátu. Digitalizovaná podoba analogové komponenty konvertovaná bez doložky. Soubor obsahující jeden nebo více dalších souborů (např. ZIP archiv), které musí být v SIPu rozbaleny. Identifikátor je údaj pevně spojený s entitou nebo objektem zajišťující jejich nezaměnitelnost a jedinečnost v rámci ERMS nebo v rámci systémů elektronické komunikace (například e-mail, informační systém datových schránek, vydané certifikáty). V případě dokumentu tento identifikátor plní funkci jednoznačného identifikátoru ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě alfanumerického kódu. V případě komponenty se zaznamenávají všechny identifikátory, které zajišťují nezaměnitelnost a jedinečnost entity v rámci příslušných informačních systémů, ve kterých je komponenta zpracovávána nebo zpřístupňována (ERMS, e-mail, informační systém datových schránek apod.). Zkratka jazyku dokumentu podle číselníku v ISO 639-2:1998 Codes for the representation of names of languages – Part 2: Alpha-3 code (viz http://www.loc.gov/standards/iso639-2/ISO-639-2_utf-8.txt). Jednoduchý spisový znak entit zajišťuje jejich nezaměnitelné a jedinečné označení v rámci mateřské entity. Podrobný popis entity nebo objektu a jejich obsahu. Datový prvek, který může nabývat logické hodnoty "ano" / "ne". Krátký popis entity nebo objektu vystihující jejich stručný obsah. Plně určený spisový znak je označení entity, které pro účely jejího vyhledávání, ukládání a vyřazování určuje její jednoznačné místo v hierarchii spisového plánu prostřednictvím dědění jednoduchých spisových znaků mateřských entit. Pro dokumenty, spisy, díly a typové spisy je tvořen jednoduchým spisovým znakem v hierarchii nejvýše postavené věcné skupiny, jednoduchými spisovými znaky věcných skupin níže ležících v hierarchii spisového plánu až do dosažení nejbližší věcné skupiny nebo součásti. Pro věcné skupiny a součásti je tvořen jednoduchým spisovým znakem v hierarchii nejvýše postavené věcné skupiny, jednoduchými spisovými znaky věcných skupin níže ležících v hierarchii spisového plánu až do dosažení nejbližší věcné skupiny a jednoduchým spisovým znakem příslušné entity. Pořadové číslo spisu nebo dokumentu v rámci evidence dokumentů a určeného časového období nebo pořadové číslo komponenty. Časový údaj charakterizovaný roky, v jejichž průběhu musí být dokument uložen u původce a po jehož uplynutí od spouštěcí události musí být entita předána do skartačního řízení. Skartační znak vyjadřuje hodnotu entity podle jejího obsahu a označuje způsob posouzení entity ve skartačním řízení. Skartačním znakem "A" (archiv) se označuje entita trvalé hodnoty, která bude ve skartačním řízení navržena k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem "S" (stoupa) se označuje entita bez trvalé hodnoty, která bude ve skartačním řízení navržena ke zničení. Skartačním znakem "V" (výběr) se označuje entita, která bude ve skartačním řízení posouzena a navržena k vybrání za archiválii nebo ke zničení. Nelze používat pro entity uzavřené/vyřízené po začátku platnosti vyhlášky z roku 2023. Rozhodnutí, které bylo provedeno v procesu výběru archiválií. Pro entitu vybranou ve skartačním řízení se použije jediná přípustná hodnota "trvalé uložení". Univerzální textový prvek kratšího rozsahu. Prvek pro zaznamenání identifikace ukládací jednotky (např. karton č. 12, balík č. 6), ve které je dokument uložen. Časový údaj, ve kterém je provedeno ověření platnosti bezpečnostního prvku nebo certifikátu. Vyřízení je závěrečný úkon první fáze úředního zpracování dokumentu, spisu nebo typového spisu. Způsoby vyřízení jsou definovány výčtem – "vyřízení dokumentem" představuje vyřízení prostřednictvím vyhotoveného dokumentu (například sdělení, rozhodnutí, souhlas, zamítnutí aj.), "postoupení" představuje předání entity k vyřízení jiné organizaci, "vzetí na vědomí" znamená přijetí obsahu entity bez jejího dalšího projednávání (například zpracováním formálního výstupu), "vyřízení záznamem na dokumentu". Prvek dovoluje zadat hodnotu "jiný způsob", která se podrobněji vysvětlí v prvku "Oduvodneni". Způsob přidělování čísla jednacího dokumentům v zakládaných spisech dané věcné skupiny nebo součásti (NSESSS 3.1.2 a NSESSS 3.3.6). Informace o fyzickém umístění analogové části. Univerzální prvek pro zaznamenání časového údaje. Datum je zaznamenáno ve tvaru "YYYY-MM-DD". Volitelný prvek pro zaznamenání přesného časového údaje. Datum je zaznamenáno ve tvaru "YYYY-MM-DDThh:mm:ss±hh:mm". Tento prvek je vhodné uvádět v případech, kdy je nutná specifikace času s přesností na sekundy. Sada elementů pro identifikaci entit nebo objektů. Povinný prvek pro zaznamenání názvu zdroje identifikátoru. V případě identifikace entit nebo některých objektů je zdrojem ERMS, v případě identifikace subjektů může být zdrojem například rodné číslo, klientské číslo, zaměstnanecké označení, služební číslo oprávněné úřední osoby (fyzické osoby) nebo IČ, DIČ (právnické osoby). Bezpečnostní kategorie je opatření spojené s entitou, které podmiňuje nebo definuje pravidla určující podmínky přístupu k ní. Toto opatření se uplatňuje zejména v souvislosti s klasifikací dokumentu, který obsahuje utajovanou informaci, stupněm utajení, jímž je klasifikován (zákon č. 412/2005 Sb.), nebo v souvislosti s označením dokumentu pro omezení přístupu k němu podle jiného právního předpisu, anebo v souvislosti s rozhodnutím organizace (původce) omezit přístup k jím stanoveným kategoriím entit. Volitelný prvek pro zaznamenání důvodu přidělení bezpečnostní kategorie. Sériové číslo certifikátu vydaného poskytovatelem certifikačních služeb. Prvek pro zaznamenání poskytovatele certifikačních služeb, který vydal příslušný certifikát. Prvek pro zaznamenání držitele certifikátu. Časové údaje evidující počátek a konec plynutí skartační lhůty. Metadatový kontejner pro dceřiné dokumenty. Metadatový kontejner pro dceřiné spisy. Sada elementů pro evidenci údajů o doručení dokumentu. Prvek se vyplňuje jen v případě entit v analogové podobě. Sada elementů pro evidenci spisů nebo dokumentů. Evidenční číslo může být vynecháno pro spisy uzavřené před účinností vyhlášky 259/2012. Prvek je nepovinný v případě, že je entita evidována v rámci samostatné evidence dokumentů, která nepoužívá pořadových čísel. Prvek pro zaznamenání názvu evidence dokumentů. Pokud je používána jediná evidence dokumentů v organizaci, použije se název ERMS. Pokud je v organizaci používáno několik evidencí dokumentů současně, použijí se názvy uvedené ve spisovém plánu organizace. Sada elementů pro evidenční údaje entity "díl". Sada elementů pro evidenční údaje entity "dokument". Prvek je povinný pouze v případě, že je entita "dokument" použita jako základní entita. Sada elementů pro evidenční údaje entity "komponenta". Sada elementů pro evidenční údaje entity "součást". Způsob přidělování čísla jednacího dokumentům v zakládaných spisech dané součásti (NSESSS 3.3.6). Na obsah součásti je uplatněn příslušným archivem vydaný trvalý skartační souhlas (NSESSS 3.3.6). Sada elementů pro evidenční údaje entity "spis". Sada elementů pro evidenční údaje entity "věcná skupina". Pokud element chybí, předpokládá se, že věcná skupina není určena pro typové spisy. Způsob přidělování čísla jednacího dokumentům v zakládaných spisech dané věcné skupiny (NSESSS 3.1.2). Na obsah věcné skupiny je uplatněn příslušným archivem vydaný trvalý skartační souhlas (NSESSS 3.1.2). Sada elementů pro identifikační údaje entit. Prvek je opakovatelný pouze v případě použití v entitě "komponenta". Metadatový kontejner pro identifikaci jazyků dokumentů. Metadatový kontejner pro jakékoli další metadatové prvky, které nejsou součástí tohoto schématu. Tyto prvky nepodléhají validaci. Metadatový kontejner pro popis entity pomocí klíčových slov. Sada elementů pro popis entity "komponenta" v digitální podobě (jednoznačně vymezený řetězec bitů tvořící počítačový soubor). Tato sada se povinně alespoň jednou vyskytuje v každé instanci XML podle tohoto schématu. Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Pořadové číslo komponenty v rámci struktury dokumentu. Průvodní dopis/hlavní dokument nebo jiná komponenta výchozí pro zobrazení dokumentu se označuje číslem 1, navazující komponenty např. přílohy se pak označují vyššími čísly v pořadí, v jakém by měly být komponenty příslušného dokumentu znázorněny. Prvek pro číselné uvedení verze komponenty v rámci vývoje od prvotního konceptu po originál ve výstupním datovém formátu. Prvotní koncept/doručená verze se označuje číslem 1, navazující verze nebo následné výstupy převodů se pak označují vyššími čísly. Verze s nejvyšším číslem je konečná. Prvek je povinný v případě, že komponenta zaznamenává externí autentizační prostředek. Prvek popisuje vazbu autentizačního prostředku k příslušné komponentě odkazem na její atribut ID. Metadatový kontejner pro dceřiné komponenty v digitální podobě. Sada elementů pro popis konverze dokumentu nebo komponenty z analogové podoby do digitální podoby (AD) nebo z podoby digitální do podoby analogové (DA). Indikace, zda je prováděná konverze autorizovanou konverzí ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, nebo nikoli. Metadatový kontejner pro identifikaci vstupní entity (dokumentu nebo komponenty) do procesu konverze. Sada elementů pro popis konverze komponenty z digitální podoby do jiné digitální podoby (DD). V terminologii jiné profesní oblasti se jedná o migraci komponenty. Povinný prvek pro zaznamenání důvodu konverze komponenty. Důvodem může být splnění povinnosti převést komponentu do výstupního datového formátu podle prováděcího právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové služby. Metadatový kontejner pro identifikaci vstupní komponenty do procesu konverze. Sada elementů pro indikaci dokumentů v analogové podobě v rámci entity. Metadatový kontejner pro popis výsledku ověření certifikátů a na nich založených bezpečnostních prvků (tj. elektronického podpisu, elektronické značky nebo časového razítka). Časové údaje evidující počátek a konec platnosti spisového plánu. Metadatový kontejner pro mateřské entity dílu. Metadatový kontejner pro mateřské entity dokumentu. Metadatový kontejner pro mateřské entity součásti. Metadatový kontejner pro mateřské entity spisu. Metadatový kontejner pro mateřskou entitu typového spisu. Metadatový kontejner pro mateřskou entitu věcné skupiny. Sada elementů pro popis entit, které neprošly evidencí dokumentů (např. jde o nalezené dokumenty, dokumenty politických představitelů, publikace). Tento prvek řeší výjimečné případy podchycení neevidovaných entit. Odůvodnění neexistence evidenčních informací o entitě. Metadatový kontejner pro referenci na jinou entitu v podobě plně určeného spisového znaku a identifikátoru přiděleného ERMS. Volitelný prvek pro zaznamenání bližší charakteristiky vazby mezi entitami. Metadatový kontejner pro zaznamenání právě jednoho externího subjektu. Metadatový kontejner pro zaznamenání právě jednoho interního subjektu. Metadatový kontejner pro možné zaznamenání několika externích subjektů současně. Metadatový kontejner pro možné zaznamenání několika interních subjektů současně. Časový okamžik, ve kterém je komponenta opatřena bezpečnostním prvkem. Prvek je volitelný s ohledem na možnosti zjištění tohoto údaje. Časový okamžik, ve kterém je prováděno ověření platnosti bezpečnostního prvku. Prvek pro zaznamenání platnosti bezpečnostního prvku. Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která provádí ověření bezpečnostního prvku. Časový údaj, k němuž je vztaženo posuzování platnosti bezpečnostního prvku, který je založen na certifikátu. Prvek pro zaznamenání platnosti bezpečnostního prvku, kterým je certifikát opatřen. Prvek pro zaznamenání čísla seznamu revokovaných certifikátů (tzv. CRL), prostřednictvím kterého byla zjišťována revokace certifikátu. Prvek je nepovinný v případě, kdy k ověření platnosti certifikátu dochází prostřednictvím OCSP. Prvek pro zaznamenání revokace certifikátu. Prvek pro zaznamenání platnosti bezpečnostního prvku, kterým je seznam revokovaných certifikátů (tzv. CRL) nebo OCSP. Prvek pro zaznamenání platnosti celé certifikační cesty (tj. certifikátů, na nichž jsou založeny bezpečnostní prvky, kterými jsou opatřeny certifikáty od kořenového certifikátu až po příslušný vydaný certifikát). Časový okamžik, ve kterém je prováděno ověření platnosti certifikátu. Prvek pro zaznamenání platnosti certifikátu. Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která provádí ověření certifikátu. Prvek pro zaznamenání časových údajů počátku a konce řádné platnosti certifikátu vydaného poskytovatelem certifikačních služeb. Sada elementů pro věcný popis entit nebo objektů. Sada elementů pro věcný popis dílu. Sada elementů pro věcný popis komponenty. Metadatový kontejner pro zaznamenání poznámek. Metadatový kontejner pro zaznamenání procesu redakce nebo konverze dokumentu. Metadatový kontejner pro zaznamenání procesu konverze komponenty. Sada elementů pro popis pravidel určujících podmínky přístupu k entitě. Prvek pro zaznamenání jiných pravidel určujících podmínky přístupu k entitě, které nemají bezpečnostní charakter. Například to mohou být podmínky přístupu k entitě vyplývající z podmínek ochrany osobních údajů stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, apod. Metadatový kontejner pro zaznamenání doručení nebo vzniku dokumentu. Metadatový kontejner pro zaznamenání vzniku entit. Sada elementů pro popis úpravy kopie dokumentu, která zahrnuje proces skrytí určitých informací v dokumentu, jež nejsou potřebné pro další využití kopie dokumentu. Výsledkem procesu redakce je vytvoření výtahu (upravené kopie dokumentu). Povinný prvek pro zaznamenání důvodu vytvoření výtahu. Metadatový kontejner pro identifikaci vstupního dokumentu do procesu redakce. Sada elementů pro popis individuálního procesu schválení entity. Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která entitu podepisuje zpravidla podle vnitřního předpisu organizace. Metadatový kontejner pro zaznamenání procesu schvalování entity. Sada elementů pro popis systému vyřazování entit, který určuje datum zahájení plynutí skartační lhůty, vymezuje dobu ukládání entit a určuje typ skartační operace podle skartačního znaku. Prvek pro zaznamenání důvodu přidělení skartačního znaku příslušnému skartačnímu režimu. Rok vyřazení, pokud není nastavena skartační lhůta. Prvek pro zaznamenání kritéria, kterým je stanoven začátek plynutí skartační lhůty. Lhůta pro kontrolu, zda došlo k externí spouštěcí události. Element pro zaznamenání podrobností skartačního řízení. Prvek se vyplňuje jen v případě entit v analogové podobě. Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která je zodpovědná za provedení procesu výběru archiválií vůči vedení organizace. Posuzovatel skartační operace je určen ve spisovém řádu, popřípadě v jiném vnitřním předpisu organizace. Sada elementů pro popis entity "součást" (logická část typového spisu). Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Metadatový kontejner pro zaznamenání křížových odkazů na související entity. Sada elementů pro popis spisového plánu (hierarchického uspořádání věcných skupin) organizace. Prvek pro zaznamenání organizace, která vydala a které přísluší popisovaný spisový plán. Identifikátor jednoznačně označuje objekt uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro identifikaci právnické nebo fyzické osoby a pro uvedení její poštovní adresy (adresy pro doručování) nebo elektronického kontaktu. Tato osoba není identická s organizací, která tato metadata vytváří, nebo není v zaměstnaneckém poměru k této organizaci. Sada elementů pro identifikaci právnické nebo fyzické osoby a pro uvedení její poštovní adresy (adresy pro doručování) nebo elektronického kontaktu. Tato osoba je identická s organizací, která tato metadata vytváří, nebo je v zaměstnaneckém poměru k této organizaci. Sada elementů pro zatřídění entity do hierarchie spisového plánu. Prvek obsahuje údaje o jednoduchém spisovém znaku a plně určeném spisovém znaku entity. Prvek se vyplňuje jen v případě přetřídění entity. Sada elementů pro popis dokumentů se stejnou charakteristikou, která usnadňuje správu dokumentů stejného druhu shodně a stanoveným specifickým způsobem. Druhem dokumentu jsou například "faktury", "rozsudky" nebo "webové stránky". Sada elementů pro popis entity "typový spis" (kmenový spis v rámci agendy). Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Časový údaj o počátku a konci evidenčního období, ve kterém se spisům nebo dokumentům přidělují jedinečná pořadová čísla v rámci evidence dokumentů. Definice určeného časového období je variabilní a nejčastěji zahrnuje kalendářní rok. Sada elementů pro evidenci údajů o uzavření typového spisu, součásti nebo dílu. Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která je pověřena uzavřením entity. Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která spolupracovala na uzavření entity. Sada elementů pro popis entity "věcná skupina" (položka spisového plánu). Identifikátor jednoznačně označuje entitu uvnitř XML dokumentu. Sada elementů pro evidenci údajů o vzniku vlastního dokumentu organizace. Prvek se vyplňuje volitelně a jen v případě entit v analogové podobě. Sada elementů pro evidenci údajů o skartačním režimu entit, časovém rozsahu plynutí skartační lhůty a náležitostech skartačního řízení. Prvek je povinný jen u základní entity. Prvek je povinný jen u základní entity. Prvek je rovněž nepovinný v případě, kdy základní entita ještě neprošla výběrem archiválií (např. ve fázi přípravy výběru archiválií). Sada elementů pro evidenci údajů o skartačním režimu součástí. Prvek je nepovinný ve všech případech, kdy je tato součást mateřskou entitou jiné součásti. Sada elementů pro evidenci údajů o skartačním režimu věcných skupin. Prvek je nepovinný ve všech případech, kdy je tato věcná skupina mateřskou entitou jiné věcné skupiny nebo typového spisu. Sada elementů pro evidenci údajů o vyřízení a uzavření entity. Prvek je povinný v případě, že byla v prvku "Zpusob" vybrána hodnota "jiný způsob". Zaznamená se věcná informace o výsledku vyřízení (obsah vyřizujícího sdělení). Prvek je povinný v případě, že byla do prvku "Zpusob" vybrána hodnota "jiný způsob". Nejčastěji se zaznamená vyřízení jiným způsobem, než zpracováním dokumentu, tedy s využitím například komunikačního prostředku (například telefonem, ústním jednáním apod.). Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která je pověřena vyřízením dokumentu. Prvek pro zaznamenání fyzické osoby, která spolupracovala na vyřízení dokumentu. Metadatový kontejner pro identifikaci výstupní entity (dokumentu nebo komponenty) vzešlé z procesu konverze. Metadatový kontejner pro identifikaci výstupního dokumentu z procesu redakce. Povinný prvek pro zaznamenání důvodu vytvoření výtahu. Metadatový kontejner pro identifikaci výstupní komponenty z procesu konverze. Povinný prvek pro zaznamenání důvodu konverze komponenty. Důvodem může být splnění povinnosti převést komponentu do výstupního datového formátu podle prováděcího právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové služby. Metadatový kontejner pro referenci na jinou entitu. Indikace pevného křížového odkazu. Sada elementů pro indikaci dokumentů v analogové podobě. Prvek obsahuje volitelnou identifikaci externího subjektu, který zajišťuje správu dokumentů (například dodavatele hostovaného řešení digitálního úložiště nebo komerční spisovnu dokumentů v analogové podobě). Prvek je povinný pouze u dokumentů v analogové podobě. Sada elementů pro indikaci dokumentů v analogové podobě. Prvek obsahuje povinné časové údaje evidující otevření a uzavření entity pro příjem dceřiných entit. Sada elementů pro zatřídění dílu do hierarchie spisového plánu. Sada elementů pro zatřídění dokumentu do hierarchie spisového plánu. Element se používá pro přenos druhu dokumentu. Prvek se uvádí pouze v případě, že je entita "dokument" použita jako základní entita. Sada elementů pro zatřídění součásti do hierarchie spisového plánu. Sada elementů pro zatřídění spisu do hierarchie spisového plánu. Prvek se uvádí pouze v případě, že je entita "spis" použita jako základní entita. Sada elementů pro zatřídění typového spisu do hierarchie spisového plánu. Sada elementů pro zatřídění věcné skupiny do hierarchie spisového plánu. Sada elementů pro evidenci údajů o vyřízení a uzavření entity a případném odeslání vyřizujícího dokumentu. Prvek je povinný v případě odeslání dokumentu externí právnické nebo fyzické osobě. Prvek se vyplňuje jen v případě entit v analogové podobě a v případě odeslání dokumentu. Prvek je povinný v případě odeslání dokumentu.